Внешняя документация применима во взаимодействии компании и третьих лиц — клиентов, контрагентов, бирж, регуляторов и тому подобное. Некоторые из таких документов имеют юридическую силу, следовательно, за невыполнение определенное лицо может быть привлечено к ответственности.

Типичный цикл документооборота в инвестиционной отрасли начинается с маркетинговых материалов, задача которых развивать спрос на продукты компании. К ним относятся презентации, содержащие общую информацию, fact sheets, содержащие сжатый фактический обзор продуктов и историческую доходность, а также документы, имеющие юридическую силу — проспекты, и term sheets, они описывают условия инвестирования, права и обязанности сторон, перечень рисков и должны содержать обязательное раскрытие информации.

Когда компания привлекает нового клиента, то оформляется пакет документов нового клиента. Регуляторы обычно требуют от компаний в финансовой сфере знать своего клиента, поэтому клиент заполняет анкету. Личность клиента идентифицируют и проверяют через различные базы данных правоохранительных органов и финансового мониторинга. Часто требуется документальное подтверждение источников происхождения средств.

Отношение инвестиционной фирмы и клиента могут базироваться на дискреционной основе, когда инвестиционные менеджеры могут принимать решения по управлению средствами клиента. Конечно, они обязаны действовать в его интересах. Недискреционные отношение, наоборот, не позволяют инвестиционным менеджерам принимать решений. Они могут лишь выполнять прямые распоряжения клиента.

Следующий шаг в документообороте инвестиционной компании и клиента — это внесение средств. Конечно, основными здесь являются платежные документы. Каждый платеж должен быть подтвержден, так же, как и зачисление средств на тот или иной фонд или на отдельный счет клиента.

Далее идет документирования торговли. Основанием совершения операции является заявка клиента. Затем сообщения о принятии к обработке, подтверждение нахождения другой стороны сделки и, собственно, заключена сделка. После заключения соглашения идет клиринг, после его закрытия направляется уведомление организации, ведущей учет ценных бумаг эмитента.

Частью документооборота является периодическая отчетность. Открытые фонды должны ежедневно публиковать стоимость чистых активов. Хранители регулярно должны отчитываться клиентам о количестве ценных бумаг и их оценочной стоимости. Инвестиционные менеджеры периодически (раз в месяц или квартал) отчитываются перед клиентами о доходности и риске инвестиций, структуру портфеля и тому подобное. Кроме того, существует также финансовая отчетность компаний.

Кроме периодической отчетности, компании выпускают чрезвычайные сообщения о тех или иных корпоративных событиях. К ним относятся сообщения о слияниях и поглощениях, об отделении части бизнеса (spin-off), об объявлении дивидендов, об обмене акций, о банкротстве или существенную реорганизацию бизнеса, о досрочном погашении облигаций. Также к чрезвычайным относятся сообщения о форс-мажорах и катастрофах.

Последней фазой документооборота инвестиционной компании в ее отношениях с клиентом является возвращение средств и закрытие счетов. Обычно клиент должен подать письменное заявление об этом. Если клиент имеет право на возврат (а это не всегда так в закрытых фондах или private equity), то компания распродает его активы и перечисляет средства. Еще существует вариант переноса ценных бумаг на счет в другой инвестиционной фирме. Все такие действия должны быть тщательно документированы, чтобы избежать в дальнейшем потери активов и судебных исков.

Сейчас большинство документов в инвестиционной отрасли формируется и хранится в электронной форме с помощью информационных систем или IT-систем. Это позволяет существенно ускорить документооборот и сократить расходы на печать, подписание, пересылку бумажных документов. С другой стороны, это накладывает дополнительные требования на IT-системы.

Общие требования к системам документооборота такие. Во-первых, они должны обеспечить эффективный и удобный доступ к документам. Наличие централизованного хранилища (репозитория, базы данных) является одним из главных путей обеспечения эффективности доступа.

Во-вторых, должна быть обеспечена защита информации от несанкционированного доступа, модификации, потери. Часто к защите конфиденциальности информации существуют требования на уровне законодательных или регуляторных актов. Методом защиты от потери данных является резервное копирование и хранение архивов за пределами компании.

В-третьих, система должна формализовать уничтожение документов. Документы должны храниться в течение установленного срока, часто это семь лет. Следовательно, они (документы) не должны уничтожаться досрочно. С другой стороны, фирмы несут ответственность за персональные данные клиентов. Если истекает срок разрешения на использование таких данных, соответствующие документы должны быть немедленно удалены. Сам процесс уничтожения также документироваться, чтобы фирма имела подтверждение того, что она действовала в соответствии с законодательством.