Это вопрос, который интересует предпринимателей, не так давно начавших свою деятельность.

Метод начисления доходов

Во всем мире финансовый учет ведется по одному и тому же принципу, который называется методом начисления. И сейчас Вы поймете, почему это действительно правильный метод финансового учета.

Рассмотрим пару примеров и начнем с самого простого. Вспомните коммуналку, счета за которую приходят Вам ежемесячно. Независимо от того, когда Вы ее оплатите, начисляется она стабильно ежемесячно и должна быть оплачена непременно.

Это и есть факт начисления Ваших расходов, только у вас появилось обязательство оплатить что-нибудь. Начисление расходов, как правило, предшествует фактам списания. Иногда это происходит мгновенно, поэтому Вы просто не замечаете, что это разные действия.

Например, Вы заказали организацию корпоратива, корпоратив состоялся, сразу прошла оплата. Здесь по факту начисления была сама заявка на проведение мероприятия. Поскольку оплата прошла в тот же день, разрыва между начислением расходы и ее оплатой Вы не заметили.

Когда у Вас есть большой разрыв во времени между этими двумя событиями, то появляется большая разница между показателями прибыли и чистым денежным потоком. Например, Вы оплатили аренду на три месяца вперед. Списание произошло одно — в этом месяце, а вот расходов нужно записать три — по одному в каждом месяце, чтобы видеть прибыль каждый месяц.

Вот еще один пример: ежемесячно Вы начисляете людям зарплату. Это Ваш расход, и Вы хотите отнести ее на тот месяц, за который выплачена зарплата. Если зарплата за март, следовательно это расход марта, однако платите Вы ее в следующем месяце — с первого по пятое апреля. А иногда еще авансы, которые могли пройти в прошлом месяце.

Как во всем этом разобраться, если Вы ведете только учет движения денег?

Нужно вести отдельно журнал начисления зарплат и отдельно журнал выплат этих зарплат. И так во всем — вам нужно вести отдельно журнал движения денег и отдельно журнал начисления доходов и расходов: начисление коммуналки, начисления зарплаты.

Могут быть и другие начисления. Например, начисление расходов по кредиту, начисления затрат на ремонт или начисления долга перед поставщиком за товар.

Стандартный пример: Вы реализуете ежемесячно по 3-4 проекта и хотите видеть реальный доход от каждого из них в даты, когда Вы с ними работали, чтобы иметь возможность подсчитать прибыль. Однако платят клиенты кто когда: кто при сдаче проекта, кто оплатил еще два месяца назад, а кто-то на два месяца задерживает платеж.

В таком случае Вам поможет тот же метод начисления. Начисляете доход отдельно от полученных денег:

  • сдали проект — насчитали доход
  • подписали акт о выполненных работах — насчитали доход;
  • отгрузили продукцию — насчитали доход;

Начисление дохода — это настоящий момент заработка бизнеса. Клиент этот начисленный доход рано или поздно обязательно оплатит, после чего у Вас появится запись о движении денег. А сразу после начисления дохода за клиентом сформируется долг — это называется дебиторская задолженность, то есть, долги Ваших клиентов перед Вами.

Когда поступит оплата от клиента, долг будет погашен — в этот момент Вы впишете в соответствующий журнал поступление денег. Для подсчета прибыли совершенно неважно, каким будет разрыв времени между начисленными доходами и полученными платежами.

Берем все начисленные в этом месяце доходы, вычитаем все начисленные в этом месяце расходы и получаем ту самую заветную цифру — прибыль. То, сколько реально зарабатывает Ваш бизнес за месяц. Правда, чтобы прибыль была максимально чистой, Вам туда еще нужно добавить расходы на амортизацию.

Расходы на амортизацию. Что это такое?

Представьте, что Вы купили оборудование по 10 000 долларов. По движению денег Вы, конечно же, укажите списания на 10 000, а вот с начислением следует поступить совсем иначе. С точки зрения бизнеса Вы пока ничего не потратили, просто превратили один актив — деньги — в другой: технику.

Кстати, Вы можете ее вернуть в течение двух недель и преобразовать обратно из железа в деньги. Но с течением времени эта техника будет дешеветь. Если Вы захотите продать ее через год, то, скорее всего, продадите уже за пол цены. Поэтому Вам необходимо начислять соответствующий расход ежемесячно.

Как Вы уже заметили, прибыль — это виртуальный показатель, который невозможно подсчитать, имея в своем арсенале лишь журнал движения денег. Поэтому для избежания ошибок, как уже было сказано, стоит завести еще один журнал, еще один учет — учет начисленных доходов и расходов.

Именно на основании записей такого журнала можно посчитать, сколько же реально зарабатывает Ваш бизнес. Отчет, который формируется на основании записей этого журнала, во всем мире называется P & L (Profit and Loss), переводится как отчет о прибылях и убытках, поэтому в странах СНГ его называют ОПЗ.