Документ — это материальный объект, в том числе, в электронной форме, который передает информацию, свидетельствует или фиксирует какой-то факт.

Функции документов:

  • Обучение — обеспечивает обучение сотрудников;
  • Коммуникация — распространяет идеи, концепции, информацию;
  • Авторизация — дает разрешение на осуществление действия;
  • Формализация — описывает функции, обязанности, требования к продуктам;
  • Организация — упорядочивает и систематизирует деятельность компании, способствует повышению результативности и эффективности;
  • Измерение — обеспечивает измерения результатов деятельности и ее аудит;
  • Запись институциональной памяти — передача знаний внутри компании;
  • Подтверждение — для защиты интересов и управления рисками;

Первичные документы фиксируют какой-то факт или событие, например, это чек или квитанция. На их основании заполняются производные документы, такие как отчеты о командировке и тому подобное. Ассоциированные документы дают процедурную связь между ними, например, это может быть политика компании по возмещению затрат на командировки сотрудников.

Стандартизированные документы должны иметь установленную форму, а, возможно, и содержание, поэтому позволяют заполнять только некоторые поля. Например, фьючерсный контракт является одним из них. Нестандартизированные документы не имеют жесткой формы и составляются на усмотрение человека. Их еще называют документами ad hoc.

Внутренние документы применимы внутри фирмы. Типичные внутренние документы компании — политики, процедуры и документы, описывающие процесс (инструкции, руководства). Политики содержат общие принципы и основы деятельности компании в определенной сфере. Например, это политика управления риском или политика управления персоналом.

Процедуры — переходный документ, от общих принципов перебрасывает мостик к конкретной реализации. Например, это может быть процедура адаптации нового сотрудника, процедура закупок.

Процессы сердцевиной деятельности компании. Каждый имеет определенную последовательность шагов, которая имеет целью получение конкретного результата. Итак, процессы описывают в виде пошаговых инструкций, руководств и подобных очень детализированных документов. Часто процессы иллюстрируют с помощью блок-схем.